7 ferramentas de gestão que podem transformar a sua empresa

As ferramentas de gestão são técnicas que guiam os planos e a execução dos projetos em uma empresa. Desse modo, elas são aliadas para fazer o controle de processos e ainda podem melhorar a eficiência. Como exemplo delas, pode-se indicar a análise SWOT.

Para que servem as ferramentas de gestão?

Servem para planejar as atividades de uma empresa por um determinado período. Afinal, sem um plano prévio, torna-se difícil colocar uma ação em prática e mensurar seus resultados. Por isso, pode-se definir como principais objetivos dessas técnicas:

• Aprimorar resultados;
• Controle sobre processos;
• Acompanhar o desempenho.

As ferramentas de gestão empresarial, portanto, guiam a ação de planejar, executar, controlar e acompanhar os resultados. Dessa forma, é essencial para negócios de grande, médio e pequeno porte.

Como técnicas, elas funcionam para empresas de qualquer setor. Assim, é um meio para tomar decisões mais assertivas, que levam em conta fatores internos e externos. Além disso, permite ter maior controle sobre os processos.

Vantagens de investir na gestão do seu negócio

Ter um negócio organizado, sem dúvida, vai melhorar a eficiência dos seus processos. Desse modo, é importante escolher a que se adapta mais rápido à sua empresa. As principais vantagens de investir nisso são:

• Aprimoram as estratégias de crescimento;
• Direciona a análise de resultados;
• Aumenta a organização interna do seu negócio;
• Mantém as metas do planejamento em foco.

Fora isso, ter uma boa gestão de negócios diminui os riscos de cometer erros muito graves. Afinal, a análise de um cenário permite definir objetivos mais claros e evitar ameaças.

Maiores chances de crescimento

A partir de cada análise e plano, o gestor consegue ter uma visão mais ampla sobre a empresa. Desse modo, ele pode criar uma estratégia mais eficaz ou até mesmo alterá-la, a fim de aumentar as vendas de um produto ou serviço e atender as demandas do mercado.

7 ferramentas de gestão que podem transformar a sua empresa

Existem muitas técnicas de planejamento estratégico para garantir uma melhor gestão do seu negócio. Assim, tem-se aquelas já são usadas há mais tempo e que se mostram eficazes. Por isso, as sete principais delas são:

1. Plano de negócio;
2. Matriz SWOT;
3. PM Canvas;
4. Ciclo PDCA;
5. 5W2H;
6. Matriz BCG;
7. Six Sigma.

Cada uma tem um foco distinto em relação às metas principais. Por exemplo, uma pode dar maior ênfase a conhecer os cenários internos e externos. Por outro lado, outras teorias buscam alcançar mais pessoas que queiram investir ou reduzir gastos.

Todas buscam organizar melhor os processos da empresa e garantir maior controle sobre eles. Entretanto, elas têm objetivos distintos entre si. Por isso, a seguir, conheça cada uma delas e defina a que mais se adapta ao seu negócio no momento.

1- Como criar um bom plano de negócio?

Um plano de negócio é uma forma de gerenciar o passo a passo de um processo ou projeto. Isso porque, entre seus objetivos, visa-se diminuir os riscos e ganhar mais confiança de quem está disposto a investir. Para isso, o plano deve ser:

• Objetivo;
• Estruturado;
• Sequencial.

O documento, portanto, além de definir os objetivos do projeto, elabora o passo a passo para a execução. Dessa forma, o controle sobre cada atividade é muito maior e há menos chances de ter prejuízo.

Isso é essencial, ainda mais para quem quer empreender no Brasil. Afinal, o país impõe vários desafios, então, ter um plano bem estruturado é fundamental para aumentar as chances de sucesso.

Pense em cada detalhe da sua empresa

Essa é uma das ferramentas de gestão que permite conhecer o que pode mudar ou não no cenário da empresa e do mercado. Por isso, definir cada detalhe desde o plano até a execução é essencial para garantir melhor controle.

2- Matriz SWOT, uma das ferramentas de gestão mais famosas

A matriz SWOT é uma das técnicas mais conhecidas no mundo da gestão empresarial. De fato, não é à toa que tem esse sucesso, já que busca criar um panorama completo para definir um bom plano. Desse modo, o gestor precisa conhecer os seguintes aspectos:

• Forças;
• Oportunidades;
• Fraquezas;
• Ameaças.

Forças e fraquezas são os aspectos do ambiente interno do negócio. Por exemplo, a falta de mão de obra pode ser um ponto fraco. Já as oportunidades e ameaças se relacionam com fatores externos como concorrência, demanda e economia.

Uma opção simples, mas eficaz

É uma das técnicas de planejamento estratégico mais simples para analisar um cenário e poder agir sobre ele. Além disso, pode ser aplicada a diversos setores da mesma empresa como o marketing ou a gestão de pessoas.

3- Vale a pena usar o PM Canvas?

Para quem deseja ter maior participação da equipe na hora de planejar, sim. É uma das ferramentas de gestão que permite que todos que conheçam sobre o projeto incluam suas ideias. Ou seja, o objetivo é que esse plano não fique apenas para a liderança.

Vantagens dessa ferramenta

O Project Model Canvas usa um método visual para a criação de um plano. Dessa forma, o quadro contém tudo que o documento deve ter como produto, benefícios, requisitos e instruções. Assim, é uma forma de garantir:

• Visão ampla do negócio;
• Controle das principais áreas;
• Pode ser aplicada para projetos em grupo.

Vale lembrar que deve-se ter pelo menos uma pessoa que entenda sobre planejamento estratégico para guiar o grupo. Com isso, não se perde o rumo do projeto e ele se torna mais rico com as diversas opiniões.

4 – Ciclo PDCA é uma das ferramentas de gestão mais populares

O Ciclo PDCA visa melhorar os processos de um negócio e fazer os ajustes, a fim de corrigir erros. Além disso, é um método popular por ser simples e atende a diversos objetivos como treinar uma equipe ou reduzir custos.

Você sabe como este ciclo funciona?

Da mesma forma que o nome sugere, com base em ciclos. Este é composto por quatro ações básicas:

• Planejar;
• Fazer;
• Avaliar;
• Agir.

A gestão de negócios inicia essa sequência de novo após fazer o ajuste com base nos erros anteriores. Esse método pode ser repetido quantas vezes o gestor decidir. Afinal, mesmo com as mudanças, o ciclo continua e ajuda na hora de criar um novo plano.

5 – Como o 5W2H funciona?

O 5W2H é uma das ferramentas de gestão empresarial que busca definir as atividades que cada setor da empresa deve realizar. Por isso, o nome em inglês se refere a:

• O quê;
• Por quê;
• Quanto;
• Onde;
• Quando;
• Como;
• Quem.

Apesar de exigir a resposta para várias perguntas, é uma forma mais simples de gerir projetos. Afinal, garante que todas as tarefas ficarão bem definidas tanto no custo e prazo, quanto para quem deve fazer e como.

Vale a pena mesmo?

Sim, já que os processos podem ocorrer de forma mais ágil por gerar menos dúvidas. Além disso, evita que se esqueça um ponto básico para a execução do projeto. Portanto, é ideal para empresas de qualquer setor ou porte.

6- Matriz BCG, uma das principais ferramentas de gestão

A matriz BCG busca melhorar a tomada de decisão sobre produtos ou unidades de negócio, de acordo com a análise de dados sobre ela. Por isso, usa quatro categorias para entender a relevância dele para a empresa:

• Abacaxi;
• Ponto de interrogação;
• Vaca-leiteira;
• Estrela.

Em cada uma delas, o gestor analisa quanto precisa investir e qual o retorno que esse produto dá. Desse modo, pode definir quais continuam no mercado e os que devem sair por vender pouco, por exemplo.

Como usar essa matriz de forma estratégica?

A matriz BCG é ideal para empresas que trabalham com a venda de diversos produtos ou serviços. Assim, o gestor poderá avaliar os custos e retornos de cada um, a fim de:

• Reavaliar a presença da empresa no mercado;
• Analisar a aplicação de recursos;
• Buscar formas de alcançar melhores resultados.

Caso o seu negócio tenha um portfólio muito grande, talvez esse seja o método ideal. Isso porque, ajuda a priorizar os produtos que, de fato, vendem bem ou têm potencial. Bem como, se reduz custos com os que não são atrativos para o público.

7- O Six Sigma é uma boa opção para gerir uma empresa?

É um método de gestão que busca reduzir as variações em processos, a fim de aumentar a qualidade deles. Para isso, ele usa cinco etapas, as quais podem ser úteis para o que já existe na empresa ou para processos novos:

• Definir;
• Mensurar;
• Analisar;
• Detalhar ou incrementar;
• Verificar ou controlar.

Com isso, há uma redução de custos e de tempo para a execução de um projeto. Aliás, o Six Sigma também orienta a melhor aplicação de recursos em cada tarefa. Portanto, é útil para empresas de vários setores e portes.

Quais as melhores ferramentas de gestão para sua empresa?

Antes de tudo, é essencial conhecer os erros mais comuns nos processos da sua empresa. Desse modo, compare o que cada técnica oferece com o que você precisa para melhorar os resultados.

Adapte as opções as necessidades do seu negócio

Cada técnica tem uma forma distinta de agir, a fim de melhorar a eficiência dos processos. Mas, há uma ênfase distinta, a análise SWOT, por exemplo, visa estudar os cenários internos e externos. O PDCA, por outro lado, busca definir um ciclo repetível.

Saiba, entretanto, o que cada método pode oferecer à sua empresa e escolha os aspectos que mais se adequam à situação. Assim, detalhe cada ponto que precisa aprimorar em sua gestão de riscos e veja qual ferramenta seria ideal para resolver.