5 melhores ferramentas do Google para quem quer ser mais produtivo

As ferramentas do Google têm um papel central na rotina de quem deseja aprimorar a sua produtividade. Seja por meio do apoio com documentos, bem como, com a gestão de tarefas do dia a dia. Leia o texto abaixo e veja 5 opções para tornar sua vida mais eficiente.

O que são as ferramentas do Google para a produtividade?

As ferramentas do Google são um amplo conjunto de apps e serviços que podem torná-lo mais produtivo nas suas tarefas diárias. Sendo assim, elas têm o objetivo de simplificar como você realiza as suas demandas e melhora o modo como organiza os arquivos.

Esse ecossistema de alto padrão oferece, então, soluções que atuam juntas e vão desde o armazenamento em nuvem de documentos até a agenda de compromissos. Dessa forma, gera uma experiência digital completa e eficiente.

Além disso, possui o seu próprio Workspace by Google Cloud. Isto é, um pacote completo com todos os recursos essenciais para trabalhar do:

• computador;
• celular;
• tablet.

Na sua seção de produtos, o Google conta com mais de 30 ferramentas para as empresas, com versões em vários idiomas, entre pagas e gratuitas.

Quais são as melhores ferramentas do Google para quem quer ser mais produtivo?

As melhores ferramentas do Google para quem quer ser mais produtivo são aquelas que trazem uma junção única de funções voltadas para a:

• eficiência;
• colaboração;
• organização.

Ou seja, que tem recursos intuitivos e que tornam mais simples as tarefas do dia a dia. Ainda, elas devem oferecer integração perfeita entre vários apps, de modo que permita uma transição suave entre as tarefas e uma gestão holística do fluxo de trabalho.

Confira a seguir as 5 principais, além dos recursos que cada uma delas pode oferecer para tornar a sua rotina laboral mais eficiente e produtiva.

Google Agenda

O Google Agenda é uma ferramenta de gestão de tempo que possui uma interface simples, com recursos robustos. Sendo assim, ele foi criado para organizar compromissos, eventos e tarefas. Aliás, alguns dos seus principais aspectos incluem:

• inserir detalhes como, por exemplo, data, hora, local e descrição;
• enviar lembretes e alerta com hora marcada;
• criar uma agenda móvel para uso no celular;
• acessar e atualizar eventos de qualquer lugar por meio da sincronização em nuvem;
• agendar reuniões online com o Google Meet.

Ao incorporá-lo na sua rotina, então, o usuário pode otimizar o seu tempo, melhorar a forma de se comunicar e se manter organizado de forma eficaz. Enquanto gera uma gestão mais eficiente e produtiva nas suas tarefas do dia a dia.

Keep

O Google Keep permite criar notas rápidas e simples. Seja uma ideia, uma lista de compras ou um lembrete, é possível registrar as informações que você precisa de forma instantânea.

Além de texto, pode adicionar imagens e até mesmo gravações de voz às suas notas. Essa função de captura multimídia torna-o ideal para várias situações, como, por exemplo:

• registro de ideais criativas;
• listas de tarefas visuais;
• notas de voz para reflexões rápidas;
• guardar recibos, cartões de visita e outros documentos relevantes.

Ele também oferece opções de cores e etiquetas que permite separar em categorias e filtrar de forma fácil o conteúdo. Assim, dá para criar um visual agradável e organizado.

Google Drive

Com o Google Drive, você pode guardar arquivos de diversos formatos e tamanhos divididos em pastas que pode atribuir nomes.

Embora ele ofereça uma versão gratuita, ela tem um limite de espaço, pois se divide entre todos os serviços, como Gmail, Photos e outros.

Por isso, ele possui alguns planos pagos que expandem o espaço de armazenamento para, assim, atender às demandas mais robustas de usuários e empresas.

Ele também faz backups automáticos de seus arquivos, o que garante que você não perca dados importantes. Além disso, dá para recuperar versões antigas de documentos, de modo que oferece uma camada extra de proteção.

Tasks

A criação de tarefas pelo Tasks é simples e direta, uma vez que basta criar uma descrição e uma data de conclusão (opcional) para, então, manter um registro claro do que precisa ser feito.

Para quem usa o Google Workspace (antigo G Suite), ele se integra de forma perfeita com outras ferramentas de produtividade. Dessa forma, gera uma experiência única para as equipes de trabalho.

Recursos

Embora seja uma ferramenta muito simples, ele oferece recursos práticos para facilitar a organização do seu trabalho diário. Portanto, veja a seguir alguns dos principais:

• criação de listas de tarefas ricas em detalhes;
• geração de atividades a partir de e-mails no Gmail;
• atualizações e trocas em tempo real;
• datas de conclusão;
• versão para apps móveis;
• integração com o Google Calendar;
• ações rápidas com arrastar e soltar.

Dicas de uso

Antes de tudo, use os atalhos do teclado para acelerar a navegação e a entrada de dados, para se familiarizar. Por exemplo, pressionar “N” cria uma nova tarefa.

Organize as suas ações em listas distintas com base em projetos, prioridades ou contextos, pois isso ajuda a ver e gerir os mais variados grupos de atividades.

Reserve alguns minutos todos os dias para revisar e atualizar as suas tarefas. Isso ajuda a manter sua lista não só atualizada, mas também relevante.

Planilhas Google

As Planilhas Google são uma parte crucial do conjunto de aplicativos de produtividade do Workspace. Isso porque, elas trazem uma abordagem colaborativa e com base na nuvem para a criação, edição e análise de tabelas e gráficos.

Um dos seus principais atributos é a opção de trabalhar em tempo real com outras pessoas. Ou seja, vários usuários podem editar a mesma página ao mesmo tempo, o que é de grande valia para equipes que precisam atuar de forma coordenada.

Outro ponto a se destacar é que ela permite acessar a sua planilha de qualquer lugar com uma conexão à internet. Assim, você pode operar seus dados em casa, no escritório ou até mesmo no trânsito.

Como usar as ferramentas do Google na sua empresa?

Para usar as ferramentas do Google na sua empresa, antes de tudo, você deve fazer uma análise das suas demandas para saber quais delas podem se aplicar na sua rotina de forma eficaz.

Mas, para que isso ocorra de forma efetiva, é vital que toda a equipe esteja alinhada. Por isso, treine todos os membros para garantir que entendam as funções e as vantagens que esses sistemas podem trazer. Veja a seguir o passo a passo de como aplicar na prática.

1. Escolha as ferramentas ideais

A escolha das ferramentas certas para a sua empresa é uma decisão estratégica que pode impactar na eficiência, bem como, no trabalho em equipe e, por fim, o sucesso do negócio. Aqui estão alguns pontos-chave a se levar em conta ao fazer essa seleção:

• entender o que a sua empresa precisa;
• avaliar a sua escala de trabalho;
• priorizar a segurança dos seus dados;
• avaliar os custos a longo prazo, em caso de versões pagas.

2. Crie padrões com a sua equipe

Envolver os membros da equipe ao criar padrões é crucial, uma vez que eles podem trazer perspectivas valiosas e têm uma melhor noção das operações do dia a dia.

Além disso, promova a adesão voluntária, em outras palavras, mostre como a consistência e a eficiência podem trazer vários benefícios para todos.

3. Teste a versão profissional

As versões profissionais, na maioria das vezes, incluem recursos de alto nível que não estão disponíveis nas gratuitas. Portanto, avalie cada um deles para definir quais são essenciais para atender às demandas únicas da sua equipe ou empresa.

Vale lembrar, no entanto, que é preciso analisar os custos que elas vão trazer e se você tem caixa para aderi-las naquele momento.

4. Escolha um plano adequado

A escolha do plano requer que leve em conta o número de usuários que irão acessar a ferramenta. Alguns deles baseiam as suas tarifas nesse fator, portanto, analise com cuidado para evitar excessos ou falta de licenças.

5. Use o Centro de Aprendizagem

Em caso de dúvidas sobre como usar as suas ferramentas, você pode acessar o Centro de Aprendizagem do Workspace a qualquer momento.

Lá, aliás, você encontra guias de treinamento, dicas e exemplos práticos para explorar seu pacote e alcançar um novo patamar de produtividade. Mas, as ferramentas do Google são fáceis de usar.

Quais profissionais podem usar as ferramentas do Google para produtividade?

As ferramentas do Google para produtividade são versáteis, por isso, podem ser usadas por uma ampla gama de profissionais de vários setores. Assim, aqui estão alguns exemplos das áreas que podem se beneficiar dos seus recursos avançados:

• comunicação e marketing;
• administração;
• gestão de projetos;
• vendas;
• educação;
• suporte ao cliente;
• saúde;
• tecnologia da informação.

Além disso, elas são muito úteis para fins de estudos, pois podem servir de espaço de produção de trabalhos acadêmicos, bem como, análise de desempenho.

Vale a pena usar as ferramentas do Google?

Vale a pena usar as ferramentas do Google por conta da eficiência, colaboração em tempo real e a integração perfeita. Afinal, desde a criação de arquivos em grupo até a gestão de projetos, elas trazem soluções amplas para aumentar a produtividade.