5 ferramentas tecnológicas que vão otimizar sua comunicação nas empresas

A comunicação nas empresas é um elemento crucial para o sucesso do negócio, uma vez que ela influencia de forma direta na eficiência operacional. Por isso, o texto a seguir traz as principais ferramentas que podem ajudar a melhorar este aspecto que é vital em uma equipe.

Por que a comunicação nas empresas é crucial?

A comunicação nas empresas é crucial para garantir que todos os membros da equipe de trabalho saibam de forma clara quais são os:

• objetivos;
• metas;
• estratégias da companhia.

Ela também promove a coesão entre todos, ao passo que ajuda a criar um local de trabalho mais saudável e produtivo. Do mesmo modo, ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos, pois faz com que haja um alinhamento eficaz.

Além disso, em um cenário de constantes mudanças e desafios, ela permite uma resposta ágil, visto que facilita a adaptação, bem como, a inovação.

Quais ferramentas tecnológicas podem melhorar a comunicação nas empresas?

A comunicação nas empresas precisa de ferramentas de alto padrão, como softwares de videoconferência, para ser eficaz e gerar os resultados que se espera. Ou seja, elas devem trazer recursos avançados e uma visão ampla que englobe todos os processos internos.

Vale lembrar, no entanto, que essa escolha deve se alinhar com as demandas gerais do seu negócio para, assim, trazer benefícios reais para as equipes.

Sendo assim, veja a seguir 5 dos principais modelos que você pode aderir para atuar nesse sentido e quais são as principais opções de cada segmento.

1. Plataformas de comunicação interna

As plataformas de comunicação interna, como o próprio nome sugere, servem para que os membros da equipe, assim como os setores, possam falar sobre projetos e tópicos, ou até mesmo acompanhar o andamento de processos internos. Algumas das principais são:

• Fleep (envio de mensagens e arquivos, gestão de tarefas);
• Troop Messenger (comunicação e colaboração);
• Yammer (rede social corporativa);
• Bit.AI (trabalho em grupo com base em nuvem);
• ProofHub (revisão);
• Microsoft Teams (reunião em vídeo interna e externa);
• Conceptboard (lousa digital);
• Airtable (gestão de projetos);
• Slack (app de mensagens).

2. Softwares de videoconferência

Softwares como, por exemplo, o Zoom, o Microsoft Teams e o Google Meet, permitem fazer reuniões virtuais em tempo real, de modo que os membros da equipe podem colaborar de forma remota, mesmo que estejam distantes um do outro.

Além disso, facilitam a ação de agendar reuniões e envio de convites, enquanto se integram a calendários e e-mails e, ainda, fazem com que o processo seja mais organizado e prático.

3. Aplicativos de mensagens empresariais

Apps como WhatsApp Business, Telegram e Signal geram uma comunicação instantânea e, desse modo, permitem trocas rápidas de mensagens entre os membros da equipe. Entre os seus principais atributos estão:

• foco na segurança e privacidade com criptografia de ponta a ponta;
• criação de grupos ou canais privados;
• chamadas de voz e vídeo;
• envio de arquivos e mídias em vários formatos e HD;
• histórico de conversas;
• notificação em tempo real.

4. Sistemas de gestão de projetos colaborativos

Sistemas como, por exemplo, Asana, Jira e Monday.com te ajudam a centralizar todos os dados ligados a um projeto em um único local, facilitando o acesso e a compreensão global. Com eles, ainda, você pode atribuir tarefas aos membros de forma clara e detalhada.

A maioria deles, aliás, possuem interfaces visuais que permitem uma visão clara de como o projeto está no momento, por meio de gráficos de Gantt, além de quadros Kanban e outras representações.

5. Automação de e-mails e comunicações

A automação de e-mails e comunicações é uma tática crucial para otimizar processos, bem como, para poupar tempo e personalizar as interações com os clientes e os colaboradores.

Nesse sentido, ferramentas como, por exemplo, Mailchimp, Sendinblue e HubSpot trazem recursos de alto padrão para automatizar e aprimorar a comunicação de uma empresa. Aqui estão alguns pontos-chave sobre essa prática:

• campanhas de e-mail, desde boas-vindas até follow-ups pós-compra;
• segmentação de audiências;
• nutrição de leads;
• respostas prontas para consultas comuns;
• testes A/B automáticos;
• integração com sistemas de CRM;
• relatório de desempenho.

Quais são os desafios comuns da comunicação nas empresas?

A comunicação nas empresas pode passar por alguns desafios, aliás, muitos dos quais podem impactar na eficácia organizacional. Assim, alguns dos mais comuns incluem:

• barreiras que dificultam a compreensão mútua entre os membros da equipe;
• excesso de informações;
• falta de canais ideais e práticas ineficazes;
• resistência à mudança por parte do time de funcionários;
• cultura interna que não preza por uma comunicação aberta;
• falta de feedback;
• presença de diferentes gerações na força de trabalho;
• falta de clareza nas metas e objetivos.

Quais são os benefícios de otimizar a comunicação nas empresas?

O principal benefício da comunicação nas empresas de forma eficaz é a tomada de decisões mais rápida, pois com ela os dados necessários estão disponíveis de maneira oportuna. Veja abaixo outras vantagens que essa prática pode trazer.

Melhora na eficiência operacional

Com uma comunicação clara e precisa, então, é menos provável que haja mal-entendidos. Isso evita não só retrabalho, mas também erros que podem prejudicar a eficiência.

Quando os membros da equipe têm acesso a essas ferramentas, eles podem se munir de todos os dados que precisam e, assim, chegar a resultados satisfatórios.

Aumento da produtividade

Com uma conversa clara sobre metas, objetivos e prioridades, os funcionários, de fato, entendem da melhor forma o que é esperado deles. Sendo assim, o que reduz a ambiguidade e melhora o foco nas tarefas que exigem uma atenção a mais.

O sucesso dos projetos é quase uma garantia, uma vez que o empenho em fazer com que eles tenham qualidade é muito maior e pode ser notado de forma fácil.

Impacto nos resultados financeiros

Outro grande benefício para a empresa é a redução de custos resultante de menos erros, bem como, de retrabalho e gasto de recursos.

Como diz o ditado: “tempo é dinheiro”, então, quanto menos tempo você gasta para fazer uma tarefa, maior será o seu lucro naquele período.

Como a tecnologia pode melhorar a comunicação nas empresas?

A tecnologia pode melhorar a comunicação nas empresas por meio do uso de sistemas que ajudam a alinhar as equipes para que, assim, todos atuem de forma integrada para obter sucesso nos projetos.